Teil II: Eine Rundum-Mitarbeitereinschulung

Ein neuer Mitarbeiter soll bestens in das Unternehmen eingeführt werden. Worauf sollte man achten? Mehr fachliche Einschulung, Unternehmensdaten auswendig lernen oder eher auf zwischenmenschliche Kontakte bauen? Das richtige Mittelmaß macht es aus! Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Methoden und Möglichkeiten bestehen um das bestmögliche Outcome zu erreichen.

Es gibt nicht nur DIE richtige Maßnahme, wie man Mitarbeiter effizient mit dem Unternehmen und dem Tätigkeitsbereich vertraut macht. In der Praxis haben sich bereits mehrere Strategien durchgesetzt, welche bei Beachtung allgemeiner Regeln alle zu Erfolg führen können. Natürlich sollte sich die Methode am Arbeitsgebiet orientieren. Ein Angestellter im Sales wird wohl kaum davon profitieren, wenn er einen ganzen Monat am Schreibtisch verbringt ohne einen Kunden besucht zu haben oder wenigstens einen ersten Telefonkontakt getätigt zu haben.

Folgende Möglichkeiten der Einschulung bestehen:

• Der Mitarbeiter erhält eine kurze allgemeine Einschulung – das kann auch zusammen mit weiteren neuen Kollegen geschehen – und dann wird ihm gleich Verantwortung in einem bestimmten Bereich übertragen. Es gibt jedoch immer einen so genannten „Paten“, dem man Fragen und Unklarheiten anvertrauen kann.

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• Am Anfang unterstützt der neue Mitarbeiter die Kollegen, die mit ähnlichem Aufgabengebiet betraut sind. Zuerst sind es teils nur Hilfsarbeiten, aber mit fortschreitender Zeit sind es auch schon Tätigkeiten, für die er/sie bald alleine zuständig sein wird. Langsam erfolgt also die Übernahme der Verantwortung.

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• Kennenlernen mehrerer Arbeitsbereiche: Das ist eine Maßnahme, die oft in so genannten Traineeships eingesetzt wird. Voraussetzung ist natürlich, dass man keine große Not an Mitarbeitern hat und es sich leisten kann, dass zuerst einen Monat oder länger intensiv eingeschult wird und die betreffende Person erst später selbstständig Aufträge erledigt. Mitunter muss auch der Zeitaufwand der Betreuungsperson mit eingerechnet werden. Weiß man aber noch nicht genau, wo die Talente einer Person liegen, ist das die beste Methode, das herauszufinden.

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• Ins-kalte-Wasser-werfen: Eine Strategie, die von vielen Personalern und HR-Abteilungen als Negativbeispiel genannt wird. Hier wird einem Mitarbeiter nur das Nötigste erklärt um ihm gleich danach wichtige Aufgaben zu erteilen. In bestimmten Fällen soll das jedoch auch dazu dienen, dass man Eigenschaften wie Durchhaltevermögen, Kampfgeist oder selbstständiges Arbeiten überprüfen kann. Bei dieser Methode besteht jedoch auch die Gefahr, dass man den Mitarbeiter schnell überfordert und sich dieser vielleicht schon nach kurzer Zeit nach etwas anderem umsieht.

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Welche Art und Weise der Einschulung man auch auswählt, in drei Teilbereiche sollte der Informationsfluss geteilt werden:

Zu allererst sollte die Einführung in das Team erfolgen. Knüpft man gleich zu Beginn Kontakte, fühlt man sich gut im Unternehmen aufgenommen. Dazu eignet sich am besten ein Betriebsrundgang, bei dem man auch gleich die wichtigsten Einrichtungen wie Küche, Toilettenanlagen, Besprechungsräume, einzelne Abteilungen etc. kennenlernen kann. Auch wenn sich der Mitarbeiter nur die wenigsten Namen auf den ersten Schlag merken wird, für das Knüpfen der ersten Kontakte ist diese Tour sehr wertvoll. Danach sollte man auch gleich ein kleines Gespräch mit seinem Vorgesetzten haben. In vielen Publikationen wird erwähnt, dass Einschulung Führungsaufgabe ist. Vor allem in KMUs wird es oft der Chef sein, der das richtige Einschulen als letzte Instanz koordiniert.

Auch eine Einführung in das Unternehmen sollte am ersten Tag nicht fehlen. Dazu gehört einerseits der oben genannte Rundgang und die Erklärung der verschiedenen Räume und Einrichtungen, aber auch die Erläuterung von firmeninternen Besonderheiten ist wichtig. Die Präsentation von diversen Unternehmensinformationen – so etwa Geschichte, diverse Zahlen oder die Bandbreite der Angebotspalette – kann entweder in einer Präsentation vermittelt werden oder per Informationsmappe überreicht werden. Vom Gesetz her muss auch eine Einführung in die Arbeitssicherheit erfolgen. Sie ist aber nicht zwingend am ersten Tag zu erledigen. Eine Ankündigung kann aber schon einmal erfolgen, dass der Mitarbeiter eine ungefähre Idee vom Ablauf in den nächsten Tagen hat.
Wie sehen die Hierarchien im Unternehmen aus? Vor allem bei KMUs ist die Mitarbeiteranzahl viel geringer und ein Angestellter ist für zahlreiche Aufgabengebiete tätig. Man sollte klären, wofür jemand zuständig ist und wie die Interaktionen aussehen. Bei welchen wichtigen Handlungen muss man die Meinung des Chefs einfordern und wo darf man selbst seinen gesunden Menschenverstand und sein Fachwissen einsetzen.

Zu guter Letzt sollte die Einführung in den Job erfolgen. Durch die verschiedenen Methoden hat man die Möglichkeit diese ganz individuell zu gestalten. Am ersten Tag kann man vielleicht den Einarbeitungsplan überreichen. Hier sollte aufgelistet sein, was in den nächsten Wochen auf dem Programm steht. Lesen Sie im Teil III unserer Artikelserie, wie dieser Einarbeitungsplan auszusehen hat und wie er optimalerweise durch regelmäßige Feedbackgespräche und Betreuungen optimiert werden kann.

Lesen Sie in der nächsten Woche im dritten Teil der Serie mehr über das Thema Mitarbeitereinschulung in KMUs.