Die richtige Mitarbeitereinschulung – Aber wie?

Ist die Mitarbeiterauswahl getroffen, heißt das noch lange nicht, dass der neue Arbeitskollege sich ohne Probleme im Unternehmen zurechtfinden wird. Oft wird die Einschulung der neuen Arbeitskraft und hier vor allem der erste Arbeitstag extrem unterschätzt. Die Gefahr, einen Fehler zu machen, ist aber groß. Eine falsche oder unvollständige Mitarbeitereinschulung kann einen enormen wirtschaftlichen Nachteil bringen. Informationsüberfluss vs. Einführungsversagen – Wie findet man den richtigen Mittelweg?

Der erste Arbeitstag eines jeden wird mit Spannung erwartet. Alles ist neu: Gebäude, Arbeitskollegen, Arbeitsplatz, Tätigkeitsfeld etc. Selbst wenn man schon berufliche Vorerfahrung in der gleiche Branche hatte, ist die Anzahl der neuen Eindrücke immens. Heutzutage sind die Arbeitnehmer sehr selbstbestimmend: Wenn etwas nicht gefällt, dann wird das gleich zum Ausdruck gebracht. Das kann unter anderem auch bedeuten, dass am ersten Arbeitstag die Karriere im Unternehmen gleich an den Nagel gehängt wird. Für das Unternehmen wäre das ein herber Rückschlag, da das Recruiting noch einmal von vorne beginnen müsste. Besser also man strengt sich von der Unternehmensseite an um dem neuen Mitarbeiter den bestmöglichen Einstieg zu gewähren. Dazu ist eine Planung unumgänglich und muss mit Hilfe aller Verantwortlichen erreicht werden.

Im Speziellen wird vor allem bei KMUs der Zeitaufwand einer fundierten Planung oft als zu hoch eingeschätzt, entweder weil die personellen Ressourcen zu knapp sind oder weil der Sinn dahinter nicht erkannt wird. Einen Mitarbeiter optimal in das Unternehmen zu integrieren und ihn über Jahre an das Team zu binden, kann aber jede Menge unnötige Kosten (weiteres Recruiting, Inseratsschaltung etc.) sparen.

Deshalb wird der Recruiting Club in den nächsten Wochen eine dreiteilige Serie veröffentlichen, wie eine Einschulung vor allem in KMUs effizient erfolgen kann und zwar anhand eines fiktiven ersten Arbeitsmonats. Lesen Sie somit in Teil 1, was zu planen ist und wie der erste Arbeitstag ausschauen könnte, in Teil 2, was eine Rundum-Einschulung beinhalten sollte, und in Teil 3, wie der Endspurt inklusive Feedback-Gespräch bestmöglich geplant werden könnte.

Teil I: Planung ist die halbe Mitarbeitereinschulung

Machen Sie sich erst Gedanken über eine Mitarbeitereinschulung, wenn der neue Arbeitnehmer bereits vor Ihnen steht, dann ist es schon längst zu spät. Ideal wäre, wenn bereits eine Woche vor Beginn der ganze Ablauf feststeht. Der Kern einer gelungenen Planung umfasst drei wesentliche Punkte.

a) Neueinstellungen bekannt machen – Informationsfluss intern
Der Mitarbeiter betritt zögerlich den neuen Arbeitsplatz, ein Mitarbeiter öffnet ihm die Tür und hat keine Ahnung, wer vor ihm steht. Nach einminütiger Erklärung und Rechtfertigung ist geklärt, in welche Abteilung er weitergesandt wird. Dieser Vorgang kann mitunter einige Zeit in Anspruch nehmen. Je größer das Unternehmen, desto unwissender wird man über die einzelnen Vorgänge sein. Durch eine gute Kommunikation kann aber auch in Konzernen dafür gesorgt werden, dass sich Mitarbeiter zumindest vom Sehen her kennen und neue Personen als solche identifiziert werden können. Wird „der Neue“ am ersten Arbeitstag nämlich gleich von zwei oder drei neuen Kollegen freundlich begrüßt, wirkt sich das auch auf die Selbstsicherheit des neuen Mitarbeiters im Unternehmen aus. Zum Beispiel können HR-Newsletter oder monatliche Meetings dazu führen, dass der Kommunikationsstrom stimmt.

b) Arbeitsplatz einrichten
Dass gleich zu Beginn ein Schreibtisch zur Verfügung stehen sollte – im Idealfall natürlich auch ein zugehöriger Sessel – ist klar. Viele Unternehmen vergessen aber auf alles weitere. Zum Arbeiten werden schließlich mehrere Utensilien, Informationsunterlagen und Programme benötigt. Als Faustregel gilt: Alle Unterlagen oder Dateien, die der Mitarbeiter am ersten Tag benötigt, sollten auf jeden Fall griffbereit liegen. In dem meisten Fällen schließt das Zugänge zum Computer und zum Mailprogramm, sowie Schreibunterlagen, Informationen zur Versicherung etc. ein. In den nächsten Tagen kann sich dann jeder seinen Arbeitsplatz persönlich einrichten und eventuell gewünschte Zusatzprogramme organisieren.

c) Ansprechperson bestimmen
Mit der Einschulung des neuen Mitarbeiters wird mehr als eine Person beauftragt werden. Unter Umständen soll gleich zu Beginn in verschiedene Bereiche hinein geschnuppert werden. Je breiter das Wissen des Arbeitnehmers schon in der ersten Zeit ist, desto besser kann er sich in die Arbeit einfügen und schneller eigene Ideen und Vorschläge einbringen. In den ersten Wochen, und auch noch in den ersten Monaten, werden aber immer wieder Fragen aufkommen. Wurde man von mehreren Kollegen, Vorgesetzten etc. eingeschult, ist es schwer zu entscheiden, wer in diesem Fall kontaktiert werden soll. Außerdem ist man mit den Personen noch nicht so vertraut. Bestimmt man eine Ansprechperson, im Fachjargon auch oft als “Pate” bezeichnet, sind diese Probleme einfacher zu klären. Natürlich sollte auch mit eingeplant werden, dass die Beantwortung und Behandlung von aufkommenden Fragen Zeit in Anspruch nimmt.

Lesen Sie in der nächsten Woche im zweiten Teil der Serie mehr über das Thema Mitarbeitereinschulung in KMUs.