Die gemeinsame Stimme von HR und PR

HR kann niemals für sich alleine existieren, sondern steht im ständigen Austausch mit zahlreichen weiteren Abteilungen. So auch mit der PR. Wichtig ist es laut PR-Expertin Monika Paitl vor allem, dass PR und HR mit gemeinsamer Stimme sprechen. Denn nur so kann man dafür sorgen, trotz mangelndem Nachwuchses ausreichend Talente zu finden und im Unternehmen zu halten. Ebenso sind Mitarbeiter wertvolle Botschafter des Unternehmens, wenn es um die Wahrnehmung von Außen geht. Was die Wechselwirkung PR-HR sonst noch beinhaltet, lesen Sie im folgenden Interview.

x

Vergleicht man die beiden Teilbereiche, könnte man dann folgenden Vergleich anstellen: Für den HR-Bereich sind die Mitarbeiter eines Unternehmen wie die Presseaussendungen im PR-Bereich?
Das können wir generell gesehen schon so sagen. Wobei ein gravierender Unterschied besteht, und auf genau den kommt es an. Der Inhalt der Pressemitteilungen wird von den PR-Fachleuten genau festgelegt, die Botschaften sorgfältig gewählt und wenn eine Presseaussendung eines Unternehmens veröffentlicht wird, geht sie in exakt dem Wortlaut nach draußen, den die Kommunikationsabteilung festgelegt hat. Wir haben da also die Kontrolle. Die Kontrolle darüber, was Mitarbeiter über das Unternehmen aussagen, im Freundeskreis und zu Dritten, werden HR-Abteilungen nie haben. Das kann – besonders wenn Mitarbeiter nicht sehr glücklich und zufrieden in einem Unternehmen sind – weitreichende Auswirkungen haben. Besonders in heutigen Zeiten, wo der „War for Talents“ mehr und mehr unternehmerische Wirklichkeit ist, ist es unglaublich wichtig, dass Mitarbeiter die bestmöglichen Botschafter des Unternehmens nach draußen sind. Unternehmen, die diese Bedeutung nicht erkennen und nicht rechtzeitig gegensteuern, werden langfristig das Nachsehen haben.

Glauben Sie, dass es Sinn hätte, die beiden Bereiche stärker zu verknüpfen oder teilweise sogar gemeinsam aufzutreten/gemeinschaftliche Teams für Mitarbeiterkommunikation zu haben?
Absolut! Diese Verknüpfung zwischen PR- und HR-Abteilungen ist extrem wichtig, gemeinsame Teams, die die internen Strategien miteinander abstimmen, sind von hoher Bedeutung. In der PR für Unternehmen haben wir ein ganz wichtiges Credo: „Intern vor Extern“. Soll heißen, jede strategische Information, die nach draußen geht, muss vorher im Unternehmen kommuniziert sein. Es kann und darf nicht vorkommen, dass Mitarbeiter über neue wichtige Führungspositionen, über die Erschließung neuer Märkte oder sogar über Produkteinführungen via die Presse erfahren. Das kommt immer wieder vor und lässt die Motivation und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter natürlich in den Keller rasseln. Je besser die beiden Bereiche hier zusammenarbeiten, transparent und zeitnah agieren und kommunizieren, desto mehr fühlen sich Mitarbeiter informiert und damit inspiriert und motiviert.

Sie arbeiten schon viele Jahre im PR-Bereich. Aus Ihrer Erfahrung heraus, würden Sie sagen, dass bereits viele Unternehmen diese beiden Teilbereiche eng verknüpfen, oder gibt es hier noch Nachholbedarf?
Die großen, internationalen Unternehmen sind in diesen Bereichen sicher schon sehr gut aufgestellt. Und verfügen neben den Abteilungen für Produkt- und Corporate Kommunikation auch über eigene Abteilungen für die interne, also für die Mitarbeiter-PR. Kleinere, mittelständische Unternehmen haben oft nur einen Mitarbeiter für die gesamte PR, da kann die interne Kommunikation leicht auf der Strecke bleiben, was sehr schade ist. Dieses Bewusstsein des kommunikativen Einbeziehens der Mitarbeiter ist sicher in manchen Unternehmen noch optimierbar.

Was sind die gröβten Spannungsfelder zwischen den beiden Bereichen?
Es gibt hier keine natürlichen Spannungsfelder, außer, die Menschen im Unternehmen machen welche daraus. Wenn HR und PR wirklich offen und transparent miteinander arbeiten und einander akzeptieren, sowie die Expertise des jeweils anderen anerkennen, kommt es zu sehr schöner gemeinsamer Arbeit und positiven Ergebnissen für das Unternehmen. Kommunikative Alleingänge –wie wir sie vor allem in großen Unternehmen immer wieder erleben – oft nicht mal absichtlich, aber weil nicht gesamtheitlich gedacht wird – können natürlich zu Spannungen führen und sollten deswegen auf jeden Fall vermieden werden.

Fallen Ihnen noch andere Themenbereiche außer dem Employer Branding ein, wo HR und PR intensiv zusammenarbeiten sollten?
Ja, da gibt es einige Felder. Damit Mitarbeiter sich wirklich verbunden fühlen mit dem Unternehmen, müssen sie involviert sein, sich über alle Vorgänge und Neuigkeiten informiert fühlen. Es gibt Unternehmen, die sind auf Social Media sehr präsent, aber die Mitarbeiter wissen nichts davon. Auf einem meiner Social Media Vorträge habe ich kürzlich die Twitter-Unternehmensseite des Unternehmens gezeigt, für das ich den Vortrag vorbereitet hatte. Die Gesichter der Mitarbeiter sprachen Bände, sie hatten gar nicht gewusst, wie präsent ihr Unternehmen auf Social Media war und erst von mir erfahren, dass ihr Unternehmen über ein sehr aktives Twitter-Konto verfügte. Für mich ein eindeutiges Versagen der internen PR und der HR-Abteilungen. Genau dafür gibt es Mitarbeiter-Zeitungen, online wie offline, News-Bulletins, die über Top-Neuigkeiten regelmäßig berichten und direkt an die E-Mail Adresse der Mitarbeiter gesendet werden. Einer meiner früheren Arbeitgeber ist Nissan Europe, dort war diese kommunikative Kultur zu den Mitarbeitern einzigartig, es gab eine qualitativ sehr hochwertige Print-Mitarbeiterzeitschrift, ein e-Zine, das regelmäßig informierte und Podcasts und kleine Video-Filme mit motivierenden Botschaften des CEOs. Ich habe mich in keinem Unternehmen davor und danach jemals wieder so zugehörig gefühlt und halte Nissan heute noch sehr hoch in meiner Wertschätzung. All das entstand in enger Zusammenarbeit zwischen der HR- und der PR-Abteilung. Das ist für mich bis heute das beste Beispiel von funktionierender Mitarbeiterkommunikation und Zusammenarbeit dieser beiden Bereiche. Heute habe ich meine eigene PR-Agentur und wende diese Prinzipien der transparenten Kommunikation dort genauso an.

Sollte man Mitarbeiter und deren Meinungen auch in Pressemeldungen einfließen lassen? Würde das dem Themenfeld der Public Relations etwas mehr Menschlichkeit verleihen oder ginge der Schuss nach hinten los?
Die PR ist immer so menschlich, wie die Mitarbeiter, die sie machen. Gute PR-Berater sind für mich sehr intuitive Menschen, die genau spüren, was erforderlich ist, in welcher Weise sie sich ausdrücken müssen, um die Öffentlichkeiten, die Zielgruppen, auch menschlich zu erreichen. Mitarbeiter direkt in die PR-Arbeit einzubeziehen wird kaum möglich sein, es geht ja vorrangig darum, mit „einer Stimme“ zu sprechen und die Botschaften des Unternehmens einheitlich nach draußen zu tragen, auf Basis der Strategie, der Ziele und der daraus abgeleiteten Aktivitäten. Wenn ein Unternehmen nun Mitarbeiter generell kommunikativ teilhaben lässt, wird die einhellige Botschaft rasch verwässert und der Schuss geht tatsächlich nach hinten los. Das gilt besonders für Social Media, wo ich allen Unternehmen nur anraten kann, eine ganz klare „Policy“ zu erstellen, dass Mitarbeiter über ihr Unternehmen auf z.B. Facebook nichts aussagen dürfen. Aber generell – und das ist dann wieder dem HR-Bereich zuzuordnen – finde ich es extrem wichtig, dass Unternehmen regelmäßig Mitarbeiterumfragen durchführen, so die Stimmung und vor allem Zustimmung oder Ablehnung zu den Vorgängen im Unternehmen kennenlernen und sich dann wirklich danach richten. Diese Umfragen sollten gemeinsam mit der Abteilung für interne PR durchgeführt werden, um optimale Ergebnisse zu bringen. Wodurch sich der Kreis zur bewussten Zusammenarbeit zwischen HR und PR wieder schließt.

Monika Paitl ist Inhaberin von communications9, der inhabergeführten strategischen Agentur für Management und PR für deutsche und internationale Keynote Speaker, Trainer und Coaches. communications9 verbindet gemäß dem Motto „linking the speaking world.“ die Welt der Sprecher, Trainer und Coaches mit der der Medien und Unternehmen. Monika B. Paitl gründet nach Jahren internationaler Karriere in der Automobil- und Elektronikindustrie communications9 und bringt ihre Erfahrungen in den Bereichen Management, PR, Social Media, Event und Weiterbildung in ihre Agentur ein.